En dame ser på pc hvor det er et digitalt møte

Styremøte i boligselskap – fysisk eller digitalt?

I 2021 ble Borettslagsloven § 8-5 ble endret ved lov av 26. mars 2021 nr. 16. Denne trådte i kraft fra 1. april 2021 og noe av hensikten var å legge til rette for styrebehandling uten fysisk møte, slik at styret kan holde digitale møter.

Før og nå

Før lovendringen var utgangspunktet at styret skulle behandle sine saker i fysisk møte, dog slik at det var antatt at styret kunne behandle saker uten fysisk møte dersom dette var forsvarlig, typisk ved sirkulasjon eller ved telefonmøte.

Som følge av utvikling av løsninger for i fjernmøteteknologi og andre digitale plattformer, er det nå enklere å behandle styresaker uten å møtes fysisk. Smitteverntiltakene under koronapandemien gjorde også at vi måtte finne nye måter å møtes på, og at aksepten for bruk av digitale løsninger ble større. Lovendringen speiler disse endringene.

Borettslagsloven § 8-5 er teknologinøytral. Ved siden av fysisk møte kan styrebehandling skje ved fjernmøteteknologi eller spesialutviklede applikasjoner, men «tradisjonelle» alternativ som telefonmøte eller sirkulasjon er også omfattet av bestemmelsen.

Hvem kan innkalle til styremøter og velge behandlingsform?

Styrets leder har ansvaret for at styret kommer sammen så ofte som det behøves. Styrets øvrige medlemmer eller forretningsføreren kan imidlertid kreve at det skal kalles inn til styrebehandling, for eksempel dersom de opplever at møtefrekvensen er for lav eller fordi spesielle saker krever det.

Styrets leder er i utgangspunktet forpliktet til å kalle sammen styret, dersom styrets leder ikke etterkommer et berettiget krav antar NOU 2000:17 s. 151 at styremedlem eller forretningsfører selv kan kalle sammen styret.

Styrets leder bestemmer i utgangspunktet om det skal holdes fysisk møte, eller om annen behandlingsmåte er forsvarlig. En avgjørende faktor – ved siden av styremedlemmenes digitale modenhet - er om en forsvarlig behandling av saken forutsetter at man møtes ansikt til ansikt for å gi informasjon og utveksle synspunkter i sanntid. Tradisjonelt oppleves ofte at et fysisk møte gir den beste meningsutvekslingen mellom styrets medlemmer.

Ved valg av annen behandlingsform må det legges til grunn at det er en tilfredsstillende mulighet for meningsutveksling, eller at dette er av mindre betydning. Moderne fjernmøteteknologi vil i de fleste tilfeller ivareta disse hensynene på en fullgod måte, men unntaksvis vil et tradisjonelt fysisk møte likevel kunne være påkrevet.

Styreleders kompetanse til å beslutte behandlingsform vil uansett ikke være eksklusiv; ethvert styremedlem kan kreve at det skal holdes et fysisk møte. Styremedlemmet behøver ingen annen begrunnelse for å framsette slikt krav enn at vedkommende anser det som hensiktsmessig med et fysisk møte.

Derimot kan styrets medlemmer normalt ikke kreve digitalt møte eller annen behandlingsform der styrets leder har besluttet å holde et fysisk møte, med mulig unntak for de tilfeller der det i seg selv ville være uforsvarlig å holde et fysisk møte som for eksempel smittevernstiltak.

Les lovens paragraf på lovdata 

Eierseksjonsloven

Tilsvarende lovbestemmelser finnes i Eierseksjonsloven og de samme forhold som beskrevet over må vurderes også her. 

Les lovens paragraf i Eierseksjonsloven her