Illustrasjon som viser digitale forberedelser til årstmøte

Nå kommer hybridmøter

Det beste fra to verdener kombineres når digitale årsmøter får en rekke forbedringer.

2020 ble året da veldig mange fikk øynene opp for å avholde generalforsamlingen eller sameiemøtet digitalt. Mye tid ble spart på å gjøre alt digitalt. Også beboerne omfavnet løsningen, noe som kom til uttrykk gjennom at deltakerandelen på møtene ble mer enn firedoblet.

Samtidig anbefalte OBOS at kompliserte saker ble utsatt, på grunn av begrensninger i den digitale løsningen.

Simon Vennerød-Diesen– Flere var redde for at de de vanskeligste sakene ikke kunne diskuteres og behandles tilstrekkelig med løsningen på Styrerommet. Vi har fokusert mye på å løse dette når vi har videreutviklet løsningen, sier prosjektleder Simon Vennerød-Diesen (bilde).

I år vil det legges til rette for å kombinere det digitale møtet med et fysisk møte eller et videomøte, slik at det blir lettere å presentere og diskutere også de tyngste sakene. Her vil det åpnes for benkeforslag, noe flere savnet mulighet for i 2020-varianten.

Samtidig er det gjort flere grep for at behovet for benkeforslag blir mindre. Et av grepene er økt fokus på å la eierne komme med forslag til saker og kandidater digitalt.

Bruk Vibbo

– Med Vibbo er terskelen for å melde seg som kandidat til verv veldig lav. Det vil bidra til at valglistene blir mer komplette i forkant av møtene, og behovet for benkeforslag underveis blir mindre, forklarer Vennerød-Diesen.

– Samtidig vil jeg oppfordre dere i styret til å «lufte» kompliserte saker på Vibbo i forkant av møtene. Innspillene dere får fra beboerne, kan dere bruke til å formulere best mulige forslag til vedtak. Jo bedre forarbeid som er gjort, jo sjeldnere vil man oppleve behov for benkeforslag.

Diskusjoner i kommentarfeltet

Løsningen får også et løft i fasen der avstemningen foregår. For eksempel er kommentarfunksjonaliteten blitt bedre og mer avansert. Diskusjonen vil dermed gå lettere også digitalt. Med alle forbedringene som gjøres, tror Vennerød-Diesen at mange ikke vil trenge det nye hybridmøtet.

– Mange vil nok gå for den heldigitale varianten. De så at det fungerte godt i fjor, og i år vil det fungere enda bedre, selv med litt mer komplekse saker på blokka. Jeg tror listen er høy for å velge et fysisk møte i år, men det er fint at vi kan tilrettelegge for det. Da er løsningen uansett godt rustet for fremtiden.

Valg av komiteer

En annen etterspurt forbedring gjelder valg av komiteer. I 2021 blir det mulig å velge alle type verv på Vibbo – alt fra valgkomité til festkomité. Så blir det spennende å se om det er hybridmøtene eller festkomiteene som får størst oppsving i år.

Lær mer

3. februar gjennomfører vi et webinar hvor vi ser nærmere på hvordan digitale årsmøter på Styrerommet. no kan brukes både i planlegging og gjennomføring av årsmøtene.

Illustrasjon av en mann som snakker om økonomi

Få en enklere styrehverdag

Kontakt oss i dag for et uforpliktende tilbud på boligforvaltning.