fire menn og to kvinner i møtesituasjone hvor en kvinne ser rett i kamera

Er du klar for årets viktigste møte?

Det nærmer seg tiden av året for behandling av forslag og godkjenning av styrets arbeid. Årsmøtet/generalforsamlingen kan oppleves som en eksamen for styret, og det lønner seg med gode forberedelser. Her deler en av våre rådgivere sine tips og erfaringer.

Rådgiver Sven-Robby Dierkes i OBOS holder kurs om årsmøter. Han forteller at mange lurer på om alle innkommende forslag må behandles på årsmøtet. 

– Ja, er det korte svaret. Men styret kan i forkant be forslagsstilleren om å formulere en mer forståelig tekst, og man kan kreve at det må fremgå tydelig hva det skal stemmes over. Hvis det er en sak som ble nedstemt for bare noen år siden, kan styret argumentere for å vente, men det er opp til forslagsstilleren å godta dette, sier Dierkes.

Lag klare innstillinger til hver sak

Til sakene som tas opp bør det være en innstilling fra styret, anbefaler Dierkes, og minner om at rådgiverne i OBOS kan hjelpe med dette arbeidet. – Jeg har hørt om et årsmøte som hadde 36 saker på agendaen, det er voldsomt! Men uansett hvor mange og komplekse saker som skal tas opp, vil det alltid være en fordel at styret er godt forberedt og har lagd en klar innstilling til hver sak. Da går som regel saksgangen mye raskere.

Sikre god framdrift

Rådgiveren i OBOS sender ut forslag til møtedato og frister for de ulike oppgavene. Når tid og sted for møtet er fastsatt, er det på tide å varsle beboerne om dette. Samtidig gis en frist for innlevering av saker som ønskes behandlet. Hvis styret selv ønsker å fremme forslag til årsmøtet, må disse vedtas på et styremøte.  I tillegg er det tid for å skrive «styrets årsberetning», der det også kan tas med eventuelle planer for neste periode.

– Jeg anbefaler å legge litt arbeid i å formulere hva styret har arbeidet med. Det fungerer som et historisk dokument – og det bidrar dessuten til å forsvare styrehonoraret når beboerne får innblikk i alt som er gjort, sier Dierkes.

På regnskapsmøtet med OBOS-rådgiveren skal regnskap og årsrapport – inkludert styrets arbeid – godkjennes og signeres av styret, før det skal innhentes revisjonsberetning. Det må være tid til trykking og utsendelse i posten for de som ikke har samtykket til å motta elektronisk informasjon. Innkallingen skal sendes ut tidligst 20 dager og senest åtte dager før årsmøtet. 

Når skal møte gjennomføres?

Årsmøtet må avholdes senest 30. juni, og det er praktisk at oppgavene er fordelt i forkant, særlig i store boligselskap:

  • Hvem skal ta imot registrerings-blanketter?
  • Hvem sørger for eierliste og stemmesedler?
  • Skal det bestilles bevertning, som en liten bonus til de som møter opp?

– Husk at det må føres protokoll under møtet. OBOS-rådgiveren kan være møteleder, protokollfører eller begge deler, sier Sven-Robby Dierkes.

Tips:
Her kan du lese mer om hvordan du kan gjøre forberedelsene til årsmøtet digitalt.

 

Bolig og Miljø
Tekst: Henrik Sørlie

Illustrasjon av en mann som snakker om økonomi

Få en enklere styrehverdag

Kontakt oss i dag for et uforpliktende tilbud på boligforvaltning.