– De er som skreddersydd til oss

Mindre papirarbeid og mer fellesskapsfølelse. Byhagen Borettslag har fått en ny hverdag med Vibbo og Styrerommet.

  • Tekst Martine Jonsrud
  • Foto Åsmund Holien Mo

– Det har skjedd en dramatisk forenkling, sier Jorulf Beitland.

Han er styreleder i Byhagen Borettslag, og merker stor forskjell på arbeidsmengden etter at de begynte å bruke de digitale verktøyene Vibbo og Styrerommet.

– For ikke mange år siden satt vi og skrev møtereferat i Word eller på papir, og hang opp lapper i gangen. Det var ganske kronglete, sier Beitland, som synes styremøte-modulen i Styrerommet er spesielt nyttig.

– Denne er gull for oss. Her kan vi holde oversikt over sakene vi jobber med, både nye og gamle, og legge inn oppgaver til hvert enkelt styremedlem. Det gjør det mye lettere å holde tråden, sier Beitland.

Borettslaget har en stor og velstelt bakgård som sørger for et avbrekk i hverdagen, selv om alt man ønsker seg og trenger i hverdagen er rett utenfor døra.
– Vi bruker nesten alle funksjonene i Styrerommet, og Vibbo er veldig fint for fellesskapet i bygget, sier styreleder Jorulf Beitland.
Byhagen Borettslag ligger i hjertet av Oslo, på Grønland. Alle i borettslaget skal være inkludert, mener styreleder Jorulf Beitland.

God kommunikasjon

Styrerommet er et digitalt verktøy som gir styret full kontroll på alle oppgaver og aktiviteter i borettslaget. Sammen med beboerportalen Vibbo, sikrer disse tjenestene en enkel, effektiv og profesjonell ramme rundt styrearbeidet, i tillegg til god kommunikasjon med beboerne.

– Vi bruker også vedlikeholdsmodulen jevnlig, den er veldig flott. Her kan vi holde rede på hva vi har gjort opp gjennom årene. Det mister man fort oversikt over ellers. I tillegg kan vi registrere planer framover og planlegge for det, som for eksempel nye vinduer, sier han.

Gjennom beboeroversikten i Styrerommet kan Beitland kommunisere med beboere, samtidig som andre styremedlemmer kan følge med på dialogen. I et borettslag bestående av 46 boenheter, er det fint å kunne nå ut til mange.

– Det gjør at vi jobber mye mer effektivt. Det som er så bra med Styrerommet er at det er presist tilpasset akkurat de behovene man har i et borettslag eller sameie, sier Beitland, som selv jobber med IT-løsninger på dagtid.

– Jeg har rett og slett ikke sett noen annen løsning på dette feltet som tilbyr noe så skreddersydd, sier han.

Sjekk ut verktøyene
I Byhagen Borettslag finnes det flere kommunale boliger. Det er likevel ikke et problem å nå ut til dem. Oslo Kommunes boligforvaltere kobles på Vibbo gjennom OBOS’ supportavdeling. På den måten får de all info, og kan legge til beboere i sine leiligheter. Styret kan også legge til disse beboerne via «administrer beboere»-siden.

Samlende og sosialt

Vibbo blir også hyppig brukt i Byhagen Borettslag. Her kan både styret og beboere legge ut informasjon om alt fra nabovarsler til møteinnkallinger.

– Mange borettslag brukte andre kanaler før, men vi hoppet rett på Vibbo. Det fungerer kjempefint. Vi ser at beboerne følger med og faktisk leser ting. Sånt hadde vi ikke peiling på før, sier Beitland.

Vibbo har dessuten hatt en samlende effekt i borettslaget, forteller han.

– Vi har fått en del nye beboere. De kom rett på Vibbo med en gang, og følte seg inkludert fra start.

Les også: I Byhagen Borettslag får du både hage og by rett utenfor døra

– Når du flytter inn i nytt borettslag og ikke kjenner noen, er Vibbo veldig kjekt for å føle deg som en del av gjengen.

Jorulf Beitland, styreleder i Byhagen Borettslag

For Byhagen Borettslag har også den nye bookingfunksjonen i Vibbo vært nyttig.

– Vi har gjesteparkeringsplass og et fellesrom til låns. Før var det et svare strev å holde rede på hvem som hadde booket og betalt. Nå har vi heldigitalisert dette, sånn at folk kan booke og betale selv gjennom Vibbo, forklarer Beitland.

– Det er sånne ting som gjør det mye morsommere og enklere å drive et borettslag.