Personvernerklæring for OBOS Eiendomsforvaltning AS

Personvernerklæringen gir en generell oversikt over OBOS Eiendomsforvaltnings bruk av data og personopplysninger på vegne av boligselskapet, herunder innsamling, registrering, sammenstilling, lagring, utlevering eller kombinasjoner av disse.

OBOS BBL («OBOS») er eid av medlemmene. OBOS' hovedmål er å skaffe medlemmene bolig og forvalte disse eiendommene. OBOS har flere datterselskap som yter tjenester både til forbrukere og næringslivet. OBOS Eiendomsforvaltning AS, heretter «OBOS Forvaltning» er et slikt selskap.

All innsamling og bruk av personopplysninger er underlagt norsk personvernlovgivning og for alle parter er det viktig at personopplysninger behandles på en sikker og trygg måte. Dette innebærer blant annet et sterkt behov for sikkerhet og kontroll knyttet til registrering og behandling av personopplysninger om de registrerte, samt boligselskapenes øvrige dokumenter og data.

Personvernerklæringen gir en generell oversikt over OBOS Forvaltnings bruk av data og personopplysninger på vegne av boligselskapet, herunder innsamling, registrering, sammenstilling, lagring, utlevering eller kombinasjoner av disse, og boligselskapets håndtering av de samme opplysninger. Siden det er nødvendig å registrere og lagre personopplysninger og data tilknyttet boligsselskapene og deres eiere og beboere for å kunne yte våre tjenester, jobber vi kontinuerlig for å beskytte dataene og respektere de registrertes personvern på best mulig måte, blant annet ved at vi skal:

  • alltid basere oss på lovlige behandlingsgrunnlag
  • ikke samle inn, lagre eller behandle personopplysninger i større grad enn det
  • vi har behov for eller benytte disse til andre formål enn hva vi har innhentet dem for
  • ha tilstrekkelige og gode sikkerhetstiltak, tilgangsstyringer og verktøy for å beskytte dine data
  • tilrettelegge for individuelle tilpasningsmuligheter, herunder innebygget
  • personvern og reservasjonsordninger, i nye tekniske løsninger
    gi de registrerte mulighet for innsyn, retting og sletting av
  • personopplysninger så fremt dette lar seg gjøre innenfor gjeldende lovgivning og innenfor våre pålagte forvaltningsoppgaver
    ha et Personvernombud som skal gi råd til OBOS om forpliktelsene som følger av personvernlovgivningen samt være med å kontrollere at vi overholder disse reglene
  • informere om hvordan dine personopplysninger samles inn, brukes og lagres. Dette gjør vi gjennom vår nedenstående Personvernerklæring som blant annet redegjør for hvordan vi samler inn, bruker og beskytter personopplysninger

Personvernerklæring

Innledning

OBOS BBL («OBOS») er Norges største boligbyggelag og boligforvalter, en av Nordens største boligbyggere og et samvirkeforetak som er eid av medlemmene. OBOS driver virksomhet blant annet innen boligutvikling, bank, eiendomsmegling, boligselskaps forvaltning, rådgivning, næringseiendom og digitale tjenester. Dette gjøres enten av OBOS selv eller gjennom ett av datterselskapene til OBOS som sammen utgjør OBOS-konsernet. OBOS Eiendomsforvaltning AS («OBOS Forvaltning») er et slikt datterselskap og har spesialisert seg på forvaltning av boligselskap.

Denne personvernerklæring gjelder for OBOS Forvaltning og omfatter virksomhetens behandling av data og personopplysninger for OBOS-forvaltede boligselskaper, boligselskapenes ansatte og personer med verv eller styrende funksjoner samt deres beboere. Bruk av og besøk på OBOS nettsider er i tillegg regulert i egen cookie policy som du finner på nettsiden.

OBOS Forvaltning utøver forretningsførsel for flere tusen boligselskaper. Forvaltningen omfatter bistand til administrative- og økonomiske oppgaver og rådgivning primært til styrer i boligselskaper, samt innkreving og regnskapsførsel for boligselskapene. OBOS Forvaltning tilbyr også teknisk rådgivning, noe som i hovedsak omfatter ingeniørbistand til byggeiere innen ulike fagområder, både boligbygg og næringsbygg.

OBOS Forvaltnings konkrete oppgaver avtales med boligselskapet ut fra det enkelte boligselskapets behov, men kan gjerne inkludere bistand til styremøter, årsmøter, HMS, felleskostnader, beboerinformasjon, lovverk, regnskap, budsjettering, rapportering, finansiering og sparing. Eksempler på avtalt utvidet bistand kan være håndtering av vedlikehold- og rehabiliteringsprosjekter, utforming av søknader, møteledelse, innhenting av tilbud, bistand ved ansettelser samt advokattjenester.

For å utføre de ovennevnte oppgavene- eller deler av disse - benytter OBOS Forvaltning tidvis samarbeidspartnere, enten ved hjelp av andre selskap i OBOS-konsernet eller fra eksterne samarbeidspartnere som bistår virksomheten.

Personopplysningsloven inneholder regler om registrering og annen form for behandling av personopplysninger som er knyttet til en enkeltperson. OBOS Forvaltnings personvernerklæring skal i likhet med personopplysningsloven og tilhørende regelverk, bidra til at de personopplysninger blir behandlet i samsvar med grunnleggende personvernhensyn. Ikke minst skal boligselskapene og de registrerte være trygg på at dette skjer på en sikker måte.

Ord og uttrykk

Noen viktige begreper (i alfabetisk rekkefølge):

Anonymiserte opplysninger er opplysninger hvor vi har fjernet alle identifiserbare elementer slik at det ikke lenger er mulig å knytte opplysningene til deg som enkeltperson

Eier/Beboer er person som bor i et boligselskap som har en aktiv regnskapsfører- eller  forretningsføreravtale e med OBOS Forvaltning.

Behandling av personopplysninger er bruk av personopplysninger, slik som innsamling, lagring, endring, sammenstilling, utlevering og sletting.

Behandlingsansvarlig er OBOS Forvaltning v/daglig leder, som er ansvarlig for all behandling av personopplysninger i OBOS Forvaltning.

Data er opplysninger, informasjon og dokumentasjon knyttet til et boligselskap og kan eksempelvis inneholde personopplysninger, regnskapsdata, referat, protokoller eller annen informasjon knyttet til et boligsselskap og dets virksomhet.

De registrerte er betegnelsen på de personer hvis personopplysninger behandles av OBOS Forvaltning.

OBOS er OBOS BBL, Norges største boligbyggelag og boligforvalter, med organisasjonsnummer 937052766.

OBOS Eiendomsforvaltning AS, er en boligforvalter, med organisasjonsnummer 934 261 585.

OBOS-konsernet er OBOS BBL og dets datterselskaper, eksempelvis OBOS Eiendomsforvaltning AS, OBOS-banken AS eller OBOS Eiendomsmeglere AS.

OBOS-tjeneste er de ytelser som tilbys av et selskap i OBOS-konsernet.

Personopplysninger er informasjon som typisk direkte eller indirekte kan knyttes til en enkeltperson, eksempelvis navn, adresse, fødselsdato, osv.

Personvernlovgivningen er den norske personopplysningsloven med forskrifter, herunder personvernforordningen/General Data Protection Regulation (GDPR) slik denne er implementert gjennom personopplysningsloven.

Hva slags personopplysninger samler OBOS Forvaltning inn?

Ved oppstart av en forvaltningsavtale vil OBOS Forvaltning innhente og lagre data og informasjon om boligselskapet og dets beboere. OBOS Forvaltning vil også innhente og lagre personopplysninger underveis i avtaleforholdet med boligselskapet. Ovennevnte personopplysninger inkluderer blant annet følgende:

Eiere og beboere: Navn, fødselsdato, personnummer, full adresse, e-postadresse, telefonnummer, kontonummer, digitale nøkler, forbruksopplysninger (eksempelvis ifbm avregning av strøm, varme og gass), betaling- og beboerhistorikk, etc.

Eventuelle ansatte: Navn, adresse, fødselsdato, epostadresse, bankkontonummer, fødselsnummer, lønn- og sykehistorikk, pensjon- og fagforeningstilhørighet (sistnevnte kategorier er særskilt tilgangsbeskyttet og behandlet), etc.

Holdere av verv: Navn, adresse, fødselsdato, epostadresse, bankkontonummer, fødselsnummer, honorarhistorikk, etc.

Annet: Andre personopplysninger som følger av instruks eller avtale med boligselskapet, eksempelvis i forbindelse med  utbetaling/refusjon av utlegg til enkeltpersoner I styreprotokoller, generalforsamlingsprotokoller, årsmøteprotokoller o.l. som OBOS Forvaltning oppbevarer på vegne av boligselskapet, vil det vanligvis forekomme en del personopplysninger som ikke innhentes aktivt fra OBOS forvaltnings side, men som forekommer i dokumenter i kraft av deres egenskap som referat.

I forbindelse med visse handlinger eller transaksjoner er det påkrevd med innsamling og lagring av personnummer, evt. D-nummer/statsborgerskap. Tidvis vil OBOS være pålagt å registrere gyldig legitimasjon som kan bekrefte ansatte, verv eller beboeres identitet.

Andre data, herunder personopplysninger, kan boligselskapet, styremedlemmer eller beboere frivillig lagre eller registrere, eksempelvis på «Min side», Styrerommet.no eller i apper som OBOS tilbyr slik som Vibbo eller Nabohjelp-appen.

Ved behov og innenfor lovpålagte begrensninger vil OBOS Forvaltning innhente, registrere eller vaske personopplysninger fra andre kilder, for eksempel kontaktinformasjon fra Folkeregisteret og opplysninger fra OBOS’ samarbeidspartnere samt foreta kredittsjekk via ekstern leverandør.

Vi viser også til vår cookie policy hva gjelder bruk av vår nettside.

Når registrerer OBOS Forvaltning personopplysninger?

OBOS leverer ulike tjenester. Hvilke personopplysninger vi samler inn om den enkelte beboer og når vi gjør dette, avhenger av hvilke tjenester ditt boligselskap har avtalt at OBOS Forvaltning skal utføre og hvorvidt beboere fra før av er eller blir OBOS-medlem eller annen kunde av OBOS-. Vi samler normalt inn personopplysninger som:

  • blir oppgitt til oss ved etablering av kundeforhold med boligselskapet (se mer under «Hva slags personopplysninger samler OBOS Forvaltning inn?»)
  • ved kontakt med oss i forbindelse med spørsmål, klage
  • vi mottar fra andre kilder, så som andre tjenesteytere eller fra offentlig tilgengelige registre (f. eks. folkeregisteret)
  • relateres til betalingshistorikk, eksempelvis tidspunkt og konto for betaling av felleskostnader
  • viser status for eventuelt OBOS-medlemskap
  • legges inn i tilknytning til brukerkonto i våre digitale løsninger, eksempelvis styrerommet.no, utlegg.no eller Vibbo
  • oppgis i forbindelse med melding eller oppfølging av forsikringssak
  • oppgis i tilfeller for bruksoverlating (ved utleie av enhet) og annen utleie, eksempelvis ved utleie av parkeringsarealer
  • nødvendig for å sette opp tjenester som OBOS Forvaltning leverer, eksempelvis ved digital nøkler
  • som det gis samtykke til fra den enkelte beboer ved avlesing eller avregning av forbrukshistorikk, eksempelvis strøm- eller vannforbruk/måler
  • blir oppgitt til oss ved eierskifte av bolig, og
  • blir registrert i tilknytning til parkeringsordning

Til hvilke formål benytter vi personopplysninger?

Hovedformålet med OBOS Forvaltnings innsamling, registrering og behandling av personopplysninger er å forvalte, administrere boligselskapet og dets eiendom på en best mulig måte samt andre oppgaver som følger av avtale med boligselskapet. For eksempel behandles personopplysninger i denne forbindelse til:

  • Identifikasjon av eiere/beboere, styremedlemmer og eventuelle ansatte i boligselskapet
  • Utsendelse av informasjon på vegne av boligselskapet
  • På vegne av boligselskapet fakturere boligselskapets eiere/beboere, eksempelvis for felleskostnader, avregning av forbruksbaserte tjenester samt tilhørende regnskapsføring, bokføring og arkivføring
  • Inndriving av forfalte krav og oppfølging ved misligholdssituasjoner, herunder kredittkontroll/sjekk
  • Utbetaling til eiere/beboeres, styremedlemmer og ansattes konto ifbm. utlegg, krediteringer, styrehonorar, lønn, feilfakturering, etc.
  • Utstedelse av nøkler, adgangskort adgang/passord til fysiske eller elektroniske områder, herunder tilgangsstyring til disse, eksempelvis til bolig, garasje eller tilgangsstyrt app, portal eller hjemmeområde
  • Bistand i eventuelle ansettelsesprosesser eller ansettelsesforhold i tilfeller der boligsselskapet har ansatte
  • Føring av budsjett, regnskap og boligopplysninger knyttet til eiendommen
  • Føring av eierhistorikk og eventuelt utleieforhold, slik som bruksoverlating av andelsleiligheter, utleie av seksjoner, næringslokale eller parkeringsareal
  • Vedlikehold og oppgradering av bygningskropp og eiendom samt andre tekniske tjenester
  • Juridisk bistand til styret
  • Informasjon og distribusjon til selskap innad i OBOS-konsernet, eksempelvis OBOS BBL, Hammersborg Inkasso, OBOS-banken, OBOS prosjekt, OBOS Smart Living, OBOS OpenNet, etc., samt elektroniske løsninger som boligselskapet eller deres beboere gis adgang til og tar i bruk, eksempelvis «Styrerommet», «Vibbo», «Vårt nabolag», «herborvi.no», etc.
  • På vegne av boligselskapet følge opp rettigheter for beboere eller OBOS-medlemmer, slik som eksempelvis innsynsrett, forkjøpsrett eller leierett til bolig
  • Å passe på og sikre at tjenestene OBOS Forvaltning leverer hele tiden fungerer slik de skal og holder den kvaliteten de skal ha, herunder ved testing og videreutvikling av system
  • Dokumentasjon av egne arbeidsoppgaver og korrespondanse
    distribusjon av informasjon, publikasjoner, nyhetsbrev og markedsføring til
  • Boligselskapets kontaktpersoner eller personer med styreverv i boligselskapet
  • Kartlegging og distribusjon av eiendomsdata knyttet til seksjoner i boligselskapet
  • Kundetilfredshetsundersøkelser, markedsanalyser, o.l.
    vasking av beboerlister med medlemsregisteret til OBOS

Et annet hovedformål for OBOS Forvaltnings behandling av personopplysninger på vegne av boligselskapet er overholdelse av lovbestemte plikter, eksempelvis:

  • regnskapsførsel og oppbevaring etter bokføringsloven, bla. §§ 7, 10 og 13
  • rettsregistering i henhold til burettslagslova § 6-2
  • føring av andelseierbok etter bustadbyggjelagslova § 4-2 og aksjeeierbok etter aksjel. 4-5 flg.
  • tredjepartsrapporteringer på vegne av boligselskapet, slik som pålagt rapportering av eier/formuesforhold eller bruksoverlating til skattemyndigheter eller arbeidsgiverforpliktelser jf. Skatteforvaltningsloven § 7-10, bokstav d. og §7-10-18, og §7-10-27 samt skatteloven §7.3 første til fjerde ledd

OBOS Forvaltnings vil til en viss grad også behandle personopplysninger i forbindelse med:

Analyse, statistikk, benchmarking, feilretting og utvikling: For å forstå behovene til boligselskapene og for å forbedre, teste, feilrette og videreutvikle våre forvaltningstjenester, vil OBOS Forvaltning kunne benytte personopplysninger. Slik behandling vil dog søkes å gjøres i begrenset grad ved at det iverksettes tiltak for å verne om personopplysninger, slik som anonymisering, pseudonymisering og bruk av data på aggregert nivå. Tidvis vil OBOS Forvaltning også foreta kundetilfredshetsundersøkelser, markedsanalyser, o.l. hvor personopplysninger vil bli benyttet, eksempelvis i forbindelse med relasjonssamtale eller utsending av markedsundersøkelse til styremedlemmer.

Salg/markedsføring: Til en viss grad og i samsvar med gjeldende lovgivning brukes både anonymiserte data og personopplysninger til markedsføringsformål overfor boligselskapets representanter. Disse aktivitetene inkluderer markedsføring av tjenester, kurs, sosiale samlinger eller annet fra OBOS Forvaltning eller tjenester fra selskaper i OBOS-konsernet og deres samarbeidspartnere. Tidvis bistår tredjeparter OBOS Forvaltning med blant annet distribusjon av slik markedsføring eller markedsundersøkelser. Eksempler på ovennevnte markedsføringstiltak inkluderer;

  • utsendelse av nyhetsbrev eller andre elektroniske henvendelser som inneholder markedsføring forutsatt at dette er tillatt etter gjeldende lovgivning eller er basert på samtykke
  • utsendelse av adressert post som inneholder markedsføring forutsatt at dette er tillatt etter gjeldende lovgivning eller er basert på samtykke
  • relasjonssamtaler per telefon som kan inneholde markedsføring av tjenester forutsatt at dette er tillatt etter gjeldende lovgivning eller er basert på samtykke
  • å lage målgrupper for markedsføring samt individuelt å tilpasse markedsføringen (profilering) basert på lagret kundedata, eksempelvis ved å gi individuelle anbefalinger eller målrettet innhold til boligselskaper basert eksempelvis på deres lokasjon eller størrelse
  • vasking av kontaktinformasjon mot reservasjonsregisteret
  • sammenstille persondata mot data levert fra tredjeparter, slik som Google, Facebook og andre digitale aktører

OBOS Forvaltning har rutiner for at kontaktpersoner kan reservere seg mot markedsføring og profilering i markedsføringsøyemed.

  • Andre formål beboerne eller boligselskapet har gitt samtykke til/instruert OBOS Forvaltning. Samtykker fra beboere kan når som helst trekkes tilbake.

Hvor lenge oppbevares personopplysninger?

Vi oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig ut fra de formål som er beskrevet i avsnittet ovenfor eller for å oppfylle bestemte lovkrav. Lagringstid og lagringsbehov vil nødvendigvis avhenge av hva slags personopplysning det er tale om, hvilken sammenheng de er innhentet samt boligselskapets instrukser. Dette innebærer at lagringstiden for ulike typer opplysninger vil variere. Til eksempel krever bokføringsloven §13 at noe regnskapsmateriale (f.eks. fakturaopplysninger) må lagres i fem år, mens annet regnskapsmateriale skal lagres i tre og et halvt år etter regnskapsårets slutt. En del av beboernes personopplysninger, slik som kontaktopplysninger, har vi behov for å lagre så lenge boligselskapet er forvaltet av OBOS Forvaltning, samt en viss periode etter dette, hvis dette er påkrevet av lovgivning, eksempelvis ovennevnte bokføringsregler.   OBOS forvaltning fungerer i mange tilfeller som arkivholder for boligselskapets, styreprotokoller, generalforsamling/årsmøtereferater, etc., der personopplysninger kan fremkomme. Slik dokumentasjon slettes normalt ikke av OBOS Forvaltning uten etter instruks fra boligselskapet.

Hvem deler vi opplysningene med?

OBOS Forvaltnings' hovedmål er å oppfylle sine oppgaver som følger av forvaltningsavtalen /regnskapsføreravtale med boligselskapet. Dette skjer tidvis ved hjelp av andre selskap i OBOS-konsernet, slik som eksempelvis Hammersborg Inkasso AS, OBOS Prosjekt AS og OBOS BBL. Enkelte tredjeparter og samarbeidspartnere utfører tjenester på våre vegne og hjelper oss med drift av virksomheten og levering av tjenester, f.eks. kjøper vi ulike dataprogram- og lagringstjenester av eksterne tredjeparter eller gir tredjeparter oppdrag i å sende ut nyhetsbrev eller publikasjoner på våre vegne. Slike tredjeparter gis tilgang til personopplysninger i den utstrekning det er nødvendig for deres leveranser til OBOS Forvaltning og personopplysninger blir da behandlet i henhold til særskilte databehandleravtaler som stiller tydelige krav om å følge gjeldende personvernlovgivning, inkludert konkrete krav til informasjonssikkerhet. Dersom slike tredjeparter skulle befinne seg utenfor EU, vil vi såfremt det er påkrevd, benytte EU kommisjonens standardkontrakt som skal være med å sikre et tilfredsstillende beskyttelsesnivå.

Relevante personopplysninger vil bli utlevert til offentlige myndigheter eller eventuelle andre berettigede i den utstrekning det er pålagt ved lov eller rettslig avgjørelse eller nødvendig for etterforskning av mulige lovbrudd.

OBOS bruker folkeregisteret, reservasjonsregisteret i Brønnøysund og OBOS’ medlemsregister for å sikre kvalitet på persondata samt sikre at vi respekterer reservasjoner mot markedsføring.

Utlevering av personopplysninger kan også skje i forbindelse med virksomhetsoverdragelse, fusjon, oppkjøp, sammenslåing eller deling av selskap.

Hva er våre rettslige grunnlag for behandling av dine personopplysninger?

Det rettslige grunnlag for behandling av personopplysninger vil variere avhengig av situasjonen, herunder av hva slags tjenester OBOS Forvaltning skal levere til boligselskapet. På generell basis viser følgende generelle oversikt våre benyttede behandlingsgrunnlag:

  • Nødvendig for å oppfylle en avtale: OBOS Forvaltning behandler personopplysninger da det er nødvendig for å oppfylle avtaleforpliktelser mellom OBOS Forvaltning og boligselskapet. Eksempelvis er det nødvendig for OBOS Forvaltning å lagre kontaktinfo til beboere/eiere av enheter i boligselskapet for å innkreve felleskostnader på vegne av boligselskapet. OBOS anser videre at det er en viktig del av avtalen å tilby boligselskapet gode verktøy for styrebehandling, korrespondansehåndtering, protokoller og avholdelse av elektroniske møter samt gi boligselskapets kontaktpersoner god informasjon om tjenestene som OBOS Forvaltning tilbyr.
  • Overholdelse av lovbestemte plikter: OBOS er lovpålagt å samle inn og lagre diverse personopplysninger. Eksempelvis krever bokføringsloven at diverse regnskapsmateriale (f.eks. fakturaopplysninger) lagres i 5 år etter regnskapsårets slutt. Andre eksempler er at OBOS samler inn opplysninger i forbindelse med rettsregistering i henhold til burettslagslova § 6-2 eller føring av andelseierbok etter bustadbyggjelagslova § 4-2 eller aksjeloven § 4-5. Et annet eksempel som kan nevnes er at OBOS utfører lovpålagt kundekontroll, undersøkelse og rapportering etter hvitvaskingsloven i forbindelse med eventuell leveranse av bank- og eiendomsmeglertjenester.
  • Berettiget interesse: OBOS har en berettiget interesse i å informere og markedsføre OBOS-Forvaltnings tjenester samt dets innhold direkte til boligselskapets kontaktpersoner og styremedlemmer.
  • Samtykke: I noen tilfeller vil OBOS Forvaltning kunne ønske å behandle personopplysninger utover de grunnlagene som er nevnt ovenfor. OBOS vil da ikke foreta behandling av personopplysninger, med mindre vi har fått et frivillig, uttrykkelig og informert samtykke fra personene det gjelder. Dette gjelder typisk i tilfeller hvor formålet for behandlingen av personopplysninger klart faller utenfor det forvaltningsavtalen naturlig omfatter. Et eksempel på dette kan være at vi vil be om beboeres samtykke til behandling av deres personopplysninger, før vi gir tilgang til elektronisk app eller portal som er tilgjengelig for boligselskap som er forvaltet av OBOS. Slike samtykker kan trekkes tilbake.

Hvem er behandlingsansvarlig?

Det er OBOS Forvaltning ved daglig leder som har ansvaret for, og som er behandlingsansvarlig for all behandling av personopplysninger. Det daglige ansvaret for behandlingen, administrasjon og forvaltning av personopplysninger, er imidlertid delegert til interne ansatte. I avtaleforholdet mellom OBOS Forvaltning og boligselskapet foreligger det et databehandlerforhold, der OBOS opptrer og handler etter instruks og på vegne av boligselskapet. Dette innebærer at det skal normalt foreligge en databehandleravtale mellom OBOS Forvaltning og boligselskapet som nærmere definerer instrukser for OBOS Forvaltnings behandling av boligselskapets personopplysninger.

OBOS-konsernet har etablert et personvernombud som skal bidra til at OBOS følger personvernlovgivningen og være en ressurs for selskapene i OBOS-konsernet, herunder OBOS Forvaltning, i spørsmål som har å gjøre med personvern i OBOS.

Hvordan beskytter vi personopplysningene?

OBOS Forvaltning arbeider planlagt og systematisk med å ivareta informasjonssikkerhet og benytter så vel tekniske som organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte de lagrede personopplysningene mot uautorisert tilgang og bruk. I den utstrekning vi deler personopplysninger med tredjeparter stiller vi strenge krav om informasjonssikkerhet til dem. Videre foretar vi med jevne mellomrom risikoanalyser og sikkerhetsrevisjoner for å evaluere risikoen for brudd på personopplysningssikkerheten, dvs. at personopplysninger kan komme på avveie eller bli misbrukt.

Det er bare utvalgte medarbeidere i OBOS Forvaltning som har tilgang til personopplysninger om boligselskapets beboere. OBOS har gode rutiner for tilgangskontroll og for hvordan betrodde personopplysninger skal behandles i elektroniske verktøy.

OBOS Forvaltnings behandlingsrutiner for personopplysninger er trygge. Opplysningene oppbevares på en forsvarlig måte, slik at de skal være forhindret fra urettmessig bruk, komme uberettigede i hende og slik at personopplysingslovens krav til integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet ivaretas.

Bruk av «Styrerommet» krever innlogging med passord og telefonnummer med kode på sms. Tilsvarende vil flere av OBOS-tjenester og Apper være tilgangsstyrt for å beskytte mot uautorisert tilgang. Boligselskapets styremedlemmer og beboere er selv ansvarlig for å holde påloggingsinformasjonen (brukernavn og passord) etc. konfidensiell.

Registrertes rettigheter til innsyn, retting, sletting og reservasjon

Personer som OBOS Forvaltning behandler personopplysninger til, har rett til:

  • Innsyn: Registrerte har rett til å få vite hvilken informasjon vi har registrert om vedkommende (med de begrensningene som følger av gjeldende lovgivning), typisk hvilken kontaktinformasjon og betalingshistorikk vi har lagret på vedkommende. Merk at denne innsynsretten er noe annet en rett til dokumentinnsyn, eksempelvis vil personopplysninger kunne fremkomme i korrespondanse eller styreprotokoller og OBOS Forvaltning vil ikke, uten relevante samtykker, kunne gi innsyn i dokumenter som sådan.
  • Retting og sletting: Registrerte kan kreve at feilaktige, mangelfulle eller utdaterte personopplysninger rettes eller fjernes av OBOS Forvaltning.
  • Trekke samtykke: Dersom du i kraft av å være beboer i et boligselskap forvaltet av OBOS, har gitt OBOS Forvaltning samtykke til en viss type behandling av personopplysninger, eksempelvis i forbindelse med digital behandling av refusjon av utlegg, kan slikt samtykke når som helst trekkes tilbake
  • Reserverasjon mot uønsket markedsføring: Registrerte styremedlemmer og andre kontaktperson kan reservere seg mot ulike former for direkte markedsføring (epost, telefonsalg, adressert post, SMS, o.l.) og bruk av profilering i markedsføringsøyemed når dette er rettet til personlig mottakeradresse. Vær oppmerksom på at OBOS har både plikt og behov for å kommunisere med alle OBOS-forvaltede boligsselskap på en fornuftig måte. Viktig informasjon som angår kundeforholdet med OBOS, kan du som kontaktperson ikke reservere deg mot uten samtidig å avslutte kundeforholdet eller din rolle som kontaktperson for boligselskapet. Du har likevel anledning til å påvirke i hvilke kanaler slik informasjon skal kommuniseres til deg og vi oppfordrer deg da til å kontakte din rådgiver i OBOS Forvaltning.

Dersom du ønsker å utøve noen av de ovennevnte rettighetene, kan du kontakte forvaltningsavdelingen@obos.no eller telefon 22 86 55 00.

Kontaktinformasjon og klagemuligheter

OBOS Forvaltning mener det er viktig å føre en ansvarlig forretningsvirksomhet, der man verdsetter og verner om personopplysninger som er gitt i tiltro til oss.

Hvis du har spørsmål eller av andre grunner ønsker å komme i kontakt med oss i forbindelse med denne personvernerklæringen kan du kontakte forvaltningsavdelingen@obos.no eller telefon 22 86 55 00.

Du kan også benytte følgende kontaktopplysninger:

OBOS Forvaltning
Postboks 6666 St, Olavs Plass
0129 OSLO

Dersom du mener at OBOS Forvaltning ikke handler i tråd med denne personvernerklæringen eller gjeldende lovgivning, ber vi om at du tar kontakt. Du har også anledning til å klage til Datatilsynet.

Hvordan får jeg vite om endringer i personvernerklæringen?

OBOS-Forvaltning har en stor forretningsdrift og våre produkter og tjenester er i stadig utvikling. Dessuten opererer OBOS Forvaltning i en næring der lovkrav og offentlige reguleringer gjerne endres eller utvikler seg over tid. OBOS Forvaltning har derfor tidvis behov for å oppdatere personvernerklæringen og vi tar dermed forbehold om at det vil kunne skje endringer i denne i fremtiden.

Følgelig oppfordrer vi deg derfor til jevnlig å sjekke siste versjon av denne personvernerklæringen på vårt nettsted. Ved mindre endringer vil vi normalt kunngjøre dette på hjemmesiden, i OBOS-publikasjoner, nyhetsbrev eller lignende. Dersom vi gjennomfører vesentlige endringer i personvernerklæringen vil boligselskapet motta eget varsel direkte gjennom tilgjengelige kanaler som eksempelvis gjennom e-post eller på sms.

Dato for sist endring av personvernerklæringen fremgår nederst på siden.

Bruk av informasjonskapsler/cookies i OBOS digitale løsninger

Dersom du er inne på OBOS eller OBOS Forvaltnings hjemmeside eller andre tilknyttede internett-applikasjoner (for eksempel styrerommet.no og Vibbo), etterlates enkelte elektroniske spor.

Nærmere informasjon om bruk av informasjonskapsler/cookies finnes i vår cookie policy her.

Dato/versjon for personvernerklæringen

1. januar 2020, Versjon 1.1

Til toppen