All behandling av personopplysninger i OBOS Nærkontor AS heretter kalt “Nærkontoret” skal følge det til enhver tid gjeldende personvernregelverket, herunder GDPR og personopplysningsloven.
Personvernerklæringen beskriver Nærkontorets innsamling, bruk, lagring og deling av personopplysninger.
Denne personvernerklæringen gir utfyllende opplysninger om hvilke personopplysninger som samles inn, hvordan opplysningene samles inn og hvilke rettigheter du har dersom personopplysninger om deg er registrert hos oss.
OBOS-medlemmer vil også være omfattet av OBOS-konsernets personvernerklæring. På enkelte områder kan det være avvik mellom det som beskrives i OBOS’ og Nærkontorets personvernerklæring. I slike tilfeller vil Nærkontorets personvernerklæring gå foran.
Mer om oss
Nærkontoret er eid av OBOS BBL ("OBOS"). Vi skal levere ikke-eksklusiv tilgang til et nettverk av kontorplasser, i nærheten av der folk bor. Tjenesten er et sted for konsentrert jobbing, hvor du kommer og går som du vil innenfor åpningstidene for den enkelte lokasjonen. Våre tjenester innebærer betaling, booking og håndtering av ditt abonnement.
Tanken er å ta vare på fleksibiliteten og produktiviteten fra hjemmekontoret, med mindre tid brukt på reising, og samtidig forebygge fysiske og psykiske plager med gode arbeidsstasjoner utenfor husets fire vegger. Nærkontorene skal hovedsakelig plasseres utenfor sentrumskjernen, og på den måten bidra til god byutvikling og gode bomiljøer ved å variere aktiviteten i næringslokaler på bakkeplan og skape mer liv mellom husene. Det å ha fleksibel tilgang til en kontorplass nært hjemmet, vil også kunne redusere trafikkbelastningen i rushtiden. Dermed kan Nærkontoret også bidra til å redusere klimabelastningen
All vår innsamling og bruk av personopplysninger er underlagt norsk personvernlovgivning. Personvern er også viktig for våre kunder og brukere av Nærkontoret sine tjenester. For alle parter er det viktig at personopplysninger behandles på en sikker og trygg måte. Dette innebærer blant annet sterkt behov for sikkerhet og kontroll knyttet til registrering og behandling av personopplysninger til våre kunder.
Samtidig med at det er nødvendig å registrere og lagre persondata om deg for å kunne yte våre tjenester, jobber vi kontinuerlig for å beskytte og respektere ditt personvern på best mulig måte.
Personvernerklæring
Personopplysningsloven inneholder regler om registrering og annen form for behandling av personopplysninger som er knyttet til en enkeltperson. Nærkontoret sin personvernerklæring skal i likhet med personopplysningsloven og tilhørende regelverk, bidra til at de personopplysninger som oppgis av deg blir behandlet i samsvar med grunnleggende personvernhensyn. Ikke minst skal du være trygg på at dette skjer på en sikker måte.
Det er Nærkontoret som er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som beskrives i denne erklæringen
Det er frivillig å oppgi personopplysninger til Nærkontoret, men dersom du velger å la være er det mulig vi ikke får levert de tjenestene som du ønsker.
Nærkontoret leverer ulike tjenester. Informasjonen vi samler inn om deg og når det samles inn personopplysninger avhenger av hvorvidt du er Nærkontor-kunde eller hvilke Nærkontor-tjenester du bruker eller kjøper. Vi samler inn personopplysninger som
din kontaktinformasjon (navn, telefonnummer, e-post) når du kjøper våre tjenester
du oppgir til oss for eksempel når du kontakter oss med spørsmål eller klage
vi mottar fra andre kilder, som andre tjenesteytere eller fra din bedrift
relateres til din betalingshistorikk, eksempelvis tidspunkt for betaling av faktura
viser status for ditt Nærkontor abonnement, f.eks. muntlig eller skriftlig kontakt til oss eller annen elektronisk kommunikasjon
cookies når du er inne på Nærkontoret's hjemmesider eller andre tilknyttede internett-applikasjoner (for eksempel Unloc). Se vår cookie policy
Hovedformålet til Nærkontoret er å kunne levere avtalte tjenester og følge opp deg som kunde på best mulig måte:
identifikasjon av Nærkontor-kunder, herunder verifisering ved kjøp av vare eller tjeneste
å drifte, administrere og vedlikeholde abonnementet til Nærkontor kunder
å informere deg om viktig informasjon / endringer knyttet til abonnementet
å informere deg om endringer, oppdateringer eller lignende på tekniske løsninger
å utføre fakturering og betalingsoppfølging
å utføre feilretting, kundeservice og klagebehandling
Nærkontoret vil også behandle dine personopplysninger for å overholde lovbestemte plikter, for aktiviteter du har samtykket til eller der vi har berettiget interesse. Dette gjelder for følgende formål:
Overholdelse av lovbestemte plikter: Nærkontoret behandler personopplysninger for å oppfylle lovfestede plikter, f.eks. i tilknytning til regnskapsførsel etter bokføringsloven § 13.
Analyse/utvikling: Vi behandler personopplysninger for å forstå behovene til våre kunder og for å forbedre og videreutvikle våre tjenester. Slik utvikling og analyse gjøres hovedsakelig gjennom at personopplysninger blir anonymisert, eventuelt pseudonymisert, og benyttes på aggregert nivå. Nærkontoret benytter eksempelvis statistiske data for å gruppere kundene i henhold til faktorer som besøk på våre lokasjoner, hyppighet og varighet på abonnement og for å utarbeide analyser/rapporter om hvordan slike faktorer kan påvirke bruken av Nærkontorets tjenester eller ved utvikling eller forbedring av tjenestene.
Salg/markedsføring: Vi bruker både anonymiserte data og personopplysninger for markedsføringsformål i samsvar med gjeldende lovgivning eller basert på ditt samtykke. Disse aktivitetene inkluderer markedsføring av våre tjenester herunder utsendelse av nyhetsbrev, markedsundersøkelser eller andre elektroniske henvendelser som inneholder markedsføring.
Utsendelse av adressert post som inneholder markedsføring forutsatt at dette er tillatt etter gjeldende lovgivning eller er basert på ditt samtykke
Relasjonssamtaler per telefon som kan inneholde markedsføring av tjenester forutsatt at dette er tillatt etter gjeldende lovgivning eller er basert på ditt samtykke.
Andre formål du har gitt ditt samtykke til: OBOS vil kunne behandle dine personopplysninger for ethvert annet formål som du spesifikt har gitt oss et samtykke til. Slike samtykker kan når som helst trekkes tilbake.
Vi oppbevarer personopplysningene kun så lenge det er nødvendig ut fra de formål som er beskrevet i avsnittet ovenfor eller for å oppfylle bestemte lovkrav. Dette innebærer at lagringstiden for ulike typer opplysninger vil variere. Til eksempel krever bokføringsloven §13 at noe regnskapsmateriale (f.eks. fakturaopplysninger) må lagres i fem år, mens annet regnskapsmateriale skal lagres i tre og et halvt år etter regnskapsårets slutt. Flere av dine personopplysninger, slik som kontaktopplysninger, har vi behov for å lagre så lenge du er nærkontor-kunde
Dersom du avslutter ditt Nærkontor-abonnement etter våre vilkår og vedtekter, vil personopplysningene om deg bli slettet fra registeret uten ugrunnet opphold. Andre typer personopplysninger (f.eks. e-poster og loggført dialog med kundeservice eller valgte preferanser på «Min profil») vil gjerne ha et kortere lagringsbehov.
Videre vil vi slette personopplysninger om deg dersom du ber oss om det, med mindre vi har en lovpålagt plikt eller annet rettslig grunnlag til å oppbevare personopplysningene videre.
Relevante opplysninger deles med selskap innad i OBOS-konsernet samt til en begrenset grad til eksterne samarbeidspartnere til bruk for de samme formålene som beskrevet ovenfor. Deriblant samarbeidspartnere som tilbyr adgangssystemer til Nærkontoret sine lokasjoner.
All behandling av personopplysninger som skjer i OBOS-konsernet og hos tredjeparter, skjer i henhold til inngåtte databehandleravtaler som stiller tydelige krav om å følge gjeldende personvernlovgivning, inkludert konkrete krav til informasjonssikkerhet.
Relevante personopplysninger vil kunne bli utlevert til offentlige myndigheter eller eventuelle andre berettigede i den utstrekning det er pålagt ved lov eller rettslig avgjørelse eller nødvendig for etterforskning av mulige lovbrudd.
Utlevering av personopplysninger kan også skje i forbindelse med virksomhetsoverdragelse, fusjon, oppkjøp, sammenslåing eller deling av borettslag eller salg eller overføring av Nærkontorets eiendeler eller tjenester til et annet selskap.
Vi arbeider planlagt og systematisk med å ivareta informasjonssikkerhet og benytter så vel tekniske som organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte de lagrede personopplysningene mot uautorisert tilgang og bruk. I den utstrekning vi deler personopplysninger med tredjeparter stiller vi tilsvarende krav om informasjonssikkerhet til dem. Videre foretar vi med jevne mellomrom risikoanalyser og sikkerhetsrevisjoner for å evaluere risikoen for brudd på personopplysningssikkerheten, dvs. at dine personopplysninger kan komme på avveie eller bli misbrukt.
Det er bare utvalgte medarbeidere i Nærkontoret og OBOS-konsernet som har tilgang til kunderegisteret. Nærkontoret har gode rutiner for tilgangskontroll med kunderegisteret og for hvordan personopplysningene skal behandles. Tilgangen er regulert gjennom adgangskontroll med passord, IP kontroll e.l.
Våre behandlingsrutiner for personopplysninger er trygge. Opplysningene oppbevares på en forsvarlig måte, slik at de skal være forhindret fra urettmessig bruk, komme uberettigede i hende og slik at personopplysingslovens krav til integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet ivaretas.
Bruk av «Min profil» krever innlogging. Tilsvarende vil flere av Nærkontor-tjenester og apper være tilgangsstyrt for å beskytte mot uautorisert tilgang. Du er selv ansvarlig for å holde påloggingsinformasjonen konfidensiell.
Som Nærkontor kunde har du rett til:
Innsyn: Du har rett til å få vite hvilken informasjon vi har registrert om deg (med de begrensningene som følger av gjeldende lovgivning).
Retting: Du kan kreve at feilaktige, unødvendige, mangelfulle eller utdaterte personopplysninger rettes eller fjernes av Nærkontoret.
Sletting: Du kan be om å få dine personopplysninger slettet. Dette blir gjerne omtalt som «retten til å bli glemt». Denne rettigheten lar seg midlertidig ikke kombinere med å ha et eksisterende kundeforhold hos Nærkontoret. Nærkontorets sletteplikt gjelder kun i den utstrekning personopplysningene ikke er påkrevd å beholde gjennom lov eller nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse, eventuelt er nødvendig for å forfølge, fastlegge eller forsvare et mulig rettskrav.
Trekke samtykke: Du kan når som helst trekke tilbake eventuelle samtykker du har gitt til Nærkontoret til å behandle dine personopplysninger på “Min profil”.
Vær oppmerksom på at Nærkontoret har både plikt og behov for å kommunisere med alle Nærkontor kunder på en fornuftig måte. Viktig informasjon som angår ditt kundeforhold med Nærkontoret, kan du ikke reservere deg mot uten samtidig å avslutte ditt kundeforhold eller leveranse av Nærkontorets tjeneste. Du har likevel anledning til å påvirke i hvilke kanaler slik informasjon skal kommuniseres til deg. For å reservere deg mot kontakt gjennom en gitt kanal ta kontakt med Nærkontoret.
Dersom du ønsker å utøve noen av de ovennevnte rettighetene, kan dette gjennomføres ved å kontakte Nærkontoret på e-post: naerkontor@obos.no, via telefon 934 20 183.
OBOS BBL har en egen Personvernrådgiver for hele OBOS-konsernets virksomhet i Norge, herunder for Nærkontoret. Personvernrådgiveren bistår med veiledning slik at personopplysninger blir behandlet på en god måte og i tråd med regelverket.
Hvis du har spørsmål eller av andre grunner ønsker å komme i kontakt med oss i forbindelse med denne personvernerklæringen kan du kontakte Nærkontoret på epostadresse: naerkontor@obos.no, via telefon 934 20 183. Du kan også benytte følgende kontaktopplysninger:
OBOS NÆRKONTOR AS Postboks 6666 St Olavs Plass 0129 OSLO
Dersom du mener at vi handler i strid med denne personvernerklæringen eller gjeldende lovgivning, vil vi gjerne høre fra deg. Du har også anledning til å klage til Datatilsynet.
Nærkontorets-tjenester og tekniske løsninger er i stadig utvikling. Dessuten opererer Nærkontoret i næringer der lovkrav og offentlige reguleringer utvikler seg over tid. Nærkontoret har derfor tidvis behov for å oppdatere personvernerklæringen og vi tar dermed forbehold om at det vil kunne skje endringer i denne i fremtiden.
Følgelig oppfordrer vi deg derfor til jevnlig å sjekke siste versjon av denne personvernerklæringen på vårt nettsted. Ved mindre endringer vil vi normalt kunngjøre dette på hjemmesiden. Dersom vi gjennomfører vesentlige endringer i personvernerklæringen vil du motta varsel direkte gjennom tilgjengelige kanaler som eksempelvis gjennom e-post eller på SMS.
Dato for sist endring av personvernerklæringen fremgår nederst på siden.