Fra samtykke til reservasjon

Tidligere måtte det hentes inn et aktivt samtykke for at styret skulle kunne kommunisere elektronisk med eier. Nå er det endret slik at styret kan kommunisere med eierne elektronisk, med mindre en boligeier reserverer seg mot elektronisk kommunikasjon. 

OBOS Eiendomsforvaltning legger til grunn at boligselskap som har avtale med oss vil benytte elektronisk kommunikasjon med eierne. Formelt er det Styret i boligselskapet som avgjør dette, og vi har derfor laget en styresak, som vi foreslår at dere behandler i styret. Styresaken bør inneholde en vurdering av forholdet til GDPR-regelverket, og vi har laget en standard formulering her. Ønsker styret en nærmere juridisk vurdering av saken må dere innhente det fra juridisk ekspertise.

Boligselskapets rådgiver kan bistå med å opprette saken i styrerommet, og vi ber om at den behandles innen 22 november. Til orientering vil vi pr denne dato gjøre endringer i våre systemer, med mindre dere gir oss en tilbakemelding om at dere ikke ønsker dette.

Eierne i boligselskapet må informeres om dette. Vi har laget et forslag til sak i Vibbo som styret kan legge ut der. Informasjonen bør også sendes pr. post, noe OBOS Eiendomsforvaltning kan bistå styret med når styret har truffet sitt vedtak.

De endrede reglene krever også endringer i OBOS Eiendomsforvaltnings systemer. Vi legger opp til følgende:

1. Vi legger til grunn at eiere som tidligere uttrykkelig har motsatt seg elektronisk kommunikasjon skal anses som å ha reservert seg. Disse vil få kommunikasjon fra OBOS Eiendomsforvaltning på papir/post. 
2. Øvrige eiere vil får kommunikasjonen elektronisk inntil de eventuelt reserverer seg.
3. Reservasjon skjer på Vibbo der det under «min profil» vil være en knapp for reservasjon. 

Når skjer endringene?  

Vi kommer til å gjøre endringer i våre systemer 24 november. 

Informasjon til eierne! 

Forslag til sak på Vibbo:

I samsvar med nye regler i borettslagsloven og eierseksjonsloven har styret besluttet at kommunikasjon mellom styret/forretningsfører og boligeierne skal skje elektronisk. Unntak gjelder for eiere som har reservert seg mot dette.

Reservasjon skjer på Vibbo, der det under «Min profil» vil være en knapp for reservasjon.

Alternativt kan boligeier sende krav om reservasjon til reservasjon.oef@obos.no med  “Reservasjon”  i emnefeltet. Husk at kundenummer må fremkomme i eposten. Reservasjonskrav kan også sendes per post til OBOS Eiendomsforvaltning AS.

Oppslag:

På Styrerommet under Filer og dokumenter/Hjelpemidler/Beboerinformasjon kan dere finne en tekst som dere kan bruke. Vi anbefaler at dere informerer både gjennom oppslag, sak på Vibbo og som e-post. Husk også å sende det pr. post til dem som har reservert seg.

Forslag til styresak:

I samsvar med nye regler i borettslagsloven og eierseksjonsloven foreslås det her at vårt boligselskap i fremtiden som hovedregel kommuniserer elektronisk med boligeierne. Unntak vil gjelde for boligeiere som aktivt reserverer seg mot dette.

Styret legger til grunn at denne beslutningen er i overensstemmelse med GDPR-regelverket basert på følgende GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f fastslår at behandlingen er lovlig hvis den «er nødvendig for formål knyttet til de berettigede interessene som forfølges av den behandlingsansvarlige eller en tredjepart, med mindre den registrertes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter går foran […]». Hensynet til personvernet for den enkelte eier skal altså veies mot hensynet til den behandlingsansvarliges (boligselskapets) interesser.

Etter styrets vurdering vil dette være et passende og lovlig behandlingsgrunnlag.

Begrunnelsen for dette er at:

Boligeierne eier en eiendom/bygning i felleskap, hvor et valgt styre representerer dem og skal ivareta eiernes felles interesser. Styret har et berettiget behov for å kunne ta i bruk digitale verktøy for å effektivisere sin kommunikasjon og gjøre utsendelse av utsendinger på en miljøvennlig, sikker og økonomisk måte. Bruken av elektronisk kommunikasjon vurderes samtidig at griper kun begrenset inn i personvernet til den enkelte, ikke minst hensyntatt at eierne vil ha mulighet til å reservere seg mot dette. Personvernulempene må anses såpass beskjedne at de klart oppveies av gevinstene ved tiltaket, og behandlingen vurderes å ha et lovlig behandlingsgrunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Lovparagrafene finner dere her:   

Borettslag:  https://lovdata.no/lov/2003-06-06-39/§1-6  

Eierseksjonssameier:  https://lovdata.no/lov/2017-06-16-65/§6a  

Aksjeselskap: https://lovdata.no/lov/1997-06-13-44/§1-7