Bilde av tre mennesker som sitter ved et møtebord og smiler

Årsmøte våren 2022

Det nærmer seg vårens årsmøter og styret må bestemme seg for møteform

Denne våren ser det ut til at det blir mulig å gjennomføre årsmøtet enten fysisk eller digitalt, eventuelt som en fysisk og digital kombinasjon.

Pr. 25.01.22 er det mulig å ha fysiske møter med inntil 30 deltagere uten faste tilviste plasser, og 200 deltagere med faste tilviste plasser. Det er også viktig at øvrige gjeldende smittevernregler overholdes, for eksempel krav til avstand og munnbind.

I tillegg til smittvernregler bør styrene ved valg av møteform også vurdere sakenes kompleksistet, om sakene egner seg for digital behandling. I tillegg bør styret gjøre en generell vurdering om digitale møter er en egnet møteform blant eierne i boligselskapet.

Vi anbefaler styret å ta kontakt med rådgiveren for å få veiledning om valg av møteform og konsekvenser av valget.

Uavhengig av møteform så anbefaler vi alle styrene å arbeide med forberedelser til årsmøtet digitalt. Vi i OBOS legger opp til følgende opplegg for årsoppgjøret 2022:

  1. Forberedelser og kommunikasjon i forbindelse med årsmøtet gjennomføres ved hjelp av løsningene i Styrerommet og Vibbo, dette gjelder både for de fysiske og de digitale møtene. Styret kan gjøre dette selv eller med hjelp av rådgiveren. Husk å koordinere valg av dato og fordeling av forberedelser med din rådgiver eller annen kontaktperson i OBOS.
  2. Styret bestemmer møteform. Velger dere å gjennomføre et fysisk møte, foreslår vi at det presiseres i innkallingen sammen med informasjon om at gjennomføringen er med forbehold om at smittevernregler tillater det.
  3. Varsler og innkallinger går ut digitalt til alle som ikke har reservert seg mot digital kommunikasjon. De som har reservert seg får dokumentene tilsendt i posten.

Forberedelser til årsmøtet

Rådgiver for selskapet utarbeider utkast til årsrapport og sørger for at årsrapporten legges inn i den digitale årsmøteløsningen. Ut over dette kan vi blant annet bistå med følgende etter medgått tid:

  • Utsendelse av varsel om fastsatt dato for årsmøte
  • Sikre en godt gjennomarbeidet årsrapport
  • At forslag til saker blir forsvarlig behandlet
  • Vurdering av innkommende saker og valg, styrets saker, styrets innstilling

Gjennomføring av årsmøtet

Alle som er forvaltet av OBOS har tilgang til den digitale årsmøtemodulen i www.styrerommet.no.

Selskaper med ordinær eller utvidet forretningsføreravtale

OBOS stiller med rådgiver ved gjennomføring av det fysiske årsmøtet uten ekstra kostnad. Vi tilbyr også møteledelse, dette avtales spesielt med rådgiver.

Velger dere digitalt årsmøte er følgende tjenester inkludert: 

  • Åpning av det digitale årsmøtet
  • Avslutning av årsmøtet
  • Påse at protokollen blir sluttført, godkjent og signert

Vi kan også tilby møteledelse ved gjennomføring av det digitale årsmøtet på Styrerommet. Denne tjenesten omfatter:

  • Daglig oppfølging av årsmøtet i perioden årsmøtet pågår, herunder besvare spørsmål i samråd med styret (til årsrapporten, regnskap etc)
  • Rådgivning til møtedeltagere underveis i årsmøtet
  • Innlegging og kvalitetssikring av manuelle stemmer
  • Rådgivning til styret etter åpningstid

Med digital møteledelse vil styret bli avlastet med arbeid, samtidig som den tette oppfølgingen kan bidra til at eierne i boligselskapet får en bedre opplevelse av årsmøtet.

Dersom styret ønsker å gjennomføre årsmøte på Teams, Google Meet eller via lignende løsninger, så vil vi på lik linje som på det fysiske møte kunne bistå med deltagelse og/eller møteledelse.

Selskaper med annen forretningsføreravtale

For boligselskap med annen type avtale kan vi tilby alle ovennevnte tjenester mot betaling. Ta kontakt, så bistår vi gjerne. Du finner mer informasjon og prisliste på Styrerommet under Filer og Dokumenter/Hjelpemidler/Prislister.

Vi vil gjøre det ytterste for å hjelpe styret i årsoppgjøret. Lykke til med vårens årsmøte!

Ønsker du å lære mer om bruken av digitale årsmøter på Styrerommet kan du melde deg på gratis webinar 8. februar.